Politique de confidentialité

1. Responsable des renseignements personnels

Entrepax est une marque exploitée par Agence Tran inc., société immatriculée au Québec sous le numéro d'entreprise (NEQ) 1177587145, ayant son siège au 680 4e Avenue, Lachine (Québec) H8S 2V6, Canada. Pour toute question : contact@agencetran.com.

Le responsable de la protection des renseignements personnels au sens de la Loi 25 est Thien-An-Anthony Tran, responsable de la protection des renseignements personnels, contact@agencetran.com, 1 (438) 528-0533.

Toute demande d'accès, de rectification, de retrait de consentement ou toute plainte relative à vos renseignements personnels peut lui être adressée directement.

2. Renseignements que nous recueillons et conservons

Entrepax conserve, dans sa propre base de données :

• Compte : prénom, nom, adresse courriel, téléphone si fourni, ville ou adresse fournie, langue, rôle (locataire, hôte), préférences.
• Annonce : type d'espace, description, photos, disponibilité, prix, adresse de l'espace et coordonnées géographiques.
• Réservations : dates, capacité réservée, montants, statut, historique des changements de statut, versions des documents juridiques acceptées.
• Messagerie : contenu des messages échangés entre hôte et locataire, ainsi que les messages système.
• Paiements : montants, devise, statut, identifiants de transaction Stripe, factures, obligations de versement et créances.
• Vérification : type de pièce fournie, statut, date et décision; les documents téléversés sont conservés dans un espace de stockage privé.
• Soutien, signalements, litiges et prévention de la fraude : dossiers, indicateurs de risque, pièces fournies et notes administratives.
• Technique : journaux d'erreurs serveur, adresses IP et données techniques minimales nécessaires au fonctionnement, au diagnostic et à la sécurité.

3. Renseignements que nous NE conservons PAS

Certaines données sont recueillies directement par nos fournisseurs et ne transitent jamais par nos serveurs :

• Numéros de carte de crédit et données de paiement complètes : recueillis et conservés par Stripe.
• Coordonnées bancaires des hôtes et pièces exigées pour les versements : recueillies directement par Stripe Connect.
• Nous conservons uniquement des identifiants techniques et des indicateurs d'état (par exemple : versements activés oui/non).

4. Finalités

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour :

• créer et gérer votre compte;
• publier des annonces et permettre la recherche;
• permettre la communication entre les parties;
• conclure, exécuter et facturer les réservations;
• verser les sommes dues aux hôtes et gérer les créances;
• vérifier l'identité, prévenir la fraude et assurer la sécurité de la plateforme;
• traiter les signalements, les litiges et le soutien;
• vous envoyer les courriels liés à vos transactions;
• respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

5. Partage avec des tiers

Nous partageons uniquement ce qui est nécessaire, avec : Stripe (paiements, versements et vérification des hôtes), notre hébergeur et fournisseur d'infrastructure infonuagique, notre fournisseur d'envoi de courriels transactionnels, et Sentry, notre outil de surveillance des erreurs serveur.

Certains de ces fournisseurs traitent ou hébergent des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne faisons pas de publicité ciblée.

À confirmer : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour les communications hors Québec (Loi 25, art. 17) à compléter et documenter.

6. Ce que les autres utilisateurs voient

Votre profil public affiche votre prénom, votre photo si fournie, vos badges de confiance et vos évaluations. Votre adresse courriel, votre téléphone et votre adresse ne sont pas affichés.

L'adresse exacte d'un espace n'est jamais publique : la recherche n'affiche qu'une localisation approximative, et l'adresse précise n'est communiquée qu'après signature et paiement.

Les messages échangés transitent par Entrepax et sont conservés. Ils ne sont accessibles qu'aux participants de la conversation. Notre équipe n'y accède pas de façon générale; un accès ciblé peut être nécessaire dans le cadre d'un litige, d'une enquête de fraude ou d'une obligation légale.

7. Conservation

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux finalités ci-dessus, puis selon les durées légales applicables. Les critères retenus sont : l'existence d'une relation de compte active, l'exécution d'obligations contractuelles en cours, les délais de prescription applicables et les obligations comptables et fiscales.

Les documents de vérification d'identité et de droit d'offrir un espace sont conservés 90 jours après la décision de vérification, puis supprimés. Seuls le type de pièce, la date et la décision sont conservés. Cette période est la politique actuelle d'Entrepax et peut être ajustée selon les obligations applicables.

Les données financières (paiements, factures, versements, créances) sont conservées même après la fermeture d'un compte, pour des raisons comptables et fiscales.

À confirmer : Durées de conservation des messages, journaux techniques et pièces de litige à confirmer avec un conseiller juridique et comptable.

8. Suppression et anonymisation

Une demande de suppression de compte est examinée par notre équipe. Elle est bloquée tant qu'une réservation active, un versement en attente ou un litige ouvert subsiste.

Lorsqu'elle est traitée : le profil est anonymisé (nom, courriel, téléphone, ville et photo retirés), les annonces sont archivées et les documents de vérification sont supprimés. Les enregistrements financiers et juridiques nécessaires sont conservés sous une forme rattachée à un identifiant technique.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait de votre consentement lorsque applicable, la portabilité et la suppression de votre compte.

Pour exercer un droit ou porter plainte : soutien@entrepax.com. Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Témoins (cookies) et mesure d'audience

Entrepax n'utilise aucun témoin publicitaire ni outil de suivi marketing. Nous utilisons uniquement le stockage local de votre navigateur pour maintenir votre session ouverte et retenir vos préférences d'affichage. Ces éléments sont strictement nécessaires au fonctionnement du service.

11. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous tenons un registre et informons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information, conformément à la loi.

À confirmer : Processus interne de gestion et registre des incidents à formaliser.

12. Modifications

Chaque version de cette politique porte un numéro et une date d'entrée en vigueur. Les versions antérieures demeurent conservées, et la version en vigueur au moment de votre acceptation est enregistrée.